Tristní bilance zpracování fondů

Jednou z nezbytných podmínek pro digitalizaci, především pak ale dálkové zpřístupnění historických dokumentů, je zpracování fondů. Jak jsme viděli ve třetí části příspěvku, vedení ABS uvádí stav zpracování jako druhé nejdůležitější kritérium pro rozhodnutí, co se bude vůbec digitalizovat (otevřenou otázkou ovšem zůstává, zda se deklarovaná kritéria ve skutečnosti důsledně uplatňují, čemuž známá fakta příliš nenasvědčují).

Klíčový význam inventarizace

Připomeňme si tu nejdříve, že ABS spravuje celkem zhruba 20 kilometrů archivního materiálu. Z toho je ale nějakým způsobem zpracováno pouze maximálně 11 %, ve skutečnosti pravděpodobně ještě výrazně méně (viz údaje z počátku třetí části tohoto příspěvku).[1] Zaostalost ve zpracovanosti fondů je ve statistickém srovnání s průměrem mezi všemi českými archivy patrná: V roce 2019 byla míra zpracovanosti Národního archivního dědictví (NAD, celek všech registrovaných archivních materiálů na území ČR) 47 % z celkového počtu 845 běžných kilometrů.[2]

Jak ministr vnitra Jan Hamáček v lednu 2020 uvedl v odpovědi na jednu poslancovu interpelaci, je prý v ABS pro badatele přístupných celkem 98,93 % archiválií.[3] Na první pohled to působí skvěle! Jenže, k čemu jsou teoreticky „přístupné“ materiály, pokud k nim nemáte klíč? Jak chcete v lavině dvaceti kilometrů spisů spravovaných ABS nalézt to, po čem hledáte, když nemáte absolutně žádnou potuchu, kde byste s hledáním mohl začít? 

Ministrova snaha omlouvat nízký stav zpracovanosti fondů v ABS poukázáním na jejich zásadní přístupnost[4] působí trochu komicky. Zcela ignoruje fakt, že fond se musí nejprve zpracovat, aby se v něm archiváři a badatelé rozumně orientovali a našli bez dlouhých okolků spisy, které jsou objektem jejich zájmu. Výsledkem zpracování fondu je zpravidla zhotovení určité formy inventární pomůcky. Ta může mít zprvu jen charakter základního soupisu. Nejvyšší kategorie pomůcky je plnohodnotný inventář. Popisuje v nejlepším případě obsah každé složky či každého kartonů podrobně a je opatřen rejstříky. 

Uspořádání a inventarizace fondů je tedy naprosto klíčovou a samozřejmou náplní řádné archivářské práce. Jelikož od nich přímo závisí zpřístupnění, není tento základní úkol explicitně jmenován mezi úkoly, který ABS dle zřizovacího zákona č. 181/2007 Sb. má. Tam se mluví pouze o zpřístupňování a zveřejňování (§ 13 odst. 1 písm. a). Dále jsou v zákoně uvedeny úkoly, které Archiv má na úseku péče o archiválie (odst. 2). Nemůže tedy být pochyb o tom, že zpracování fondů patří k předním úkolům, které ABS ex legis má.  

Zpracovanost fondů a sbírek, které nově zřízený ABS od roku 2008 převzal, byla obecně spíše na nižší úrovni. Existovalo přes sto více méně podrobných inventárních pomůcek převzatých od orgánů ministerstva vnitra z komunistické éry. K tomu byly k dispozici rovněž různé dobové kartotéky a další evidenční pomůcky, které do velké míry byly digitalizovány již v rámci prvních pěti let existence ÚSTR a ABS.[5] Spoléhat na pomůcky, které sestavili často odborně neškolení pracovníci bezpečnostních složek (bez historického či archivářského vzdělání), a to převážně v úseku od padesátých až osmdesátých let 20. století z pověření komunistické státní moci, je samozřejmě navýsost problematické. Co pro potřebu tehdejšího režimu bylo zajímavé a méně zajímavé, to se nemusí rovnat perspektivám výzkumu za našich dnešních poměrů, když se uplatňuje svoboda bádání. 

Reinventarizace či úplně prvotní inventarizace fondů podle moderních standardů patřilo proto logicky k primárním výzvám, kterých se ABS měl hned po jeho zřízení chopit. 

Bilance po dvanácti letech

Už bylo v první části tohoto příspěvku zmiňováno, že za prvních pěti let od roku 2008 se již do velké míry podařilo převést stávající dobové kartotéky a evidenční pomůcky do podoby snadno obsluhovatelných databází. Tomu byla dána programová priorita, úkol byl převážně zvládnut v úctyhodně krátkém čase. Tato priorita byla nicméně sledována na úkor zpracování běžných spisových fondů a sbírek. Když bylo vedení Herman/Žáček na jaře roku 2013 odvoláno, tak ABS mohl se pochlubit pouze několika málo skutečně nově zpracovaných inventárních pomůcek, např. k některým fondům Pohraniční stráže.[6] Negativně se za prvních pěti let existence ABS podepsala personální diskontinuita ve vedení. Na funkci ředitele/ředitelky ABS se během krátké doby vyměnilo několik osob. První ředitel Ladislav Bukovszky byl již v roce 2010 odvolán tehdy jen přechodné sloužícím ředitelem ÚSTR Zdeňkem Hazdrou. Následovaly Jana Poddaná a Zlatuše Kukánová, které však vykonávaly ředitelskou funkci pouze zhruba rok a půl, resp. dokonce méně než rok, než nastoupila v dubnu 2013 současná ředitelka Světlana Ptáčníková.  

Zaostalost ABS ve stavu zpracování fondů, která souvisela navíc významně též se specifickou proveniencí jeho materiálů, byla tehdy očividná. Zřejmě i proto uvedl v roce 2014 tehdejší kandidát na funkci ředitele a současný ředitel ÚSTR Zdeněk Hazdra v kapitole o ABS své kandidátské koncepce toto:

„Ve spolupráci s ředitelem Archivu bude kladen důraz především na následující oblasti:

• zpřístupnění doposud badatelsky méně využívaných archivních souborů jejich pořádáním (např. spisové fondy vojenské kontrarozvědky či Zpravodajské správy generálního štábu)  

• zvyšování kvality existujících archivních pomůcek a jejich převod do elektronické podoby, který výrazně zlepší a zrychlí vyhledávání“.[7]

Jedná se o první dva body, které jeho koncepce s ohledem na priority ABS uvádí. K prvnímu bodu třeba říci, že působí poněkud zvláštní, když prioritní úkol zpracování a zpřístupnění se má týkat především „badatelsky méně využívaných archivních souborů“. Mám za to, že velké mezery v inventarizaci existují rovněž – a možná především – v rámci některých sice hojně využívaných fondů, a to konkrétně v jejich částech, které z různých důvodů za komunistické éry spolehlivě inventarizovány nebyly. Jako příklad poukazuji zde na fond 2M (pozůstalost odboru politického zpravodajství MV 1945–1948), zahrnující 676 krabic. Dobová pomůcka, která je na webu ABS k dispozici a čítá 434 stran, byla opatřena titulním listem a logem ABS z roku 2008, pochází ale podle všeho z padesátých let 20. století. Popis jednotlivých krabic je tam notoricky nespolehlivý a selektivní. Má daleko k popisu každého jednotlivého spisu a byl zjevně zhotoven narychlo, dost povrchním způsobem, zohledňujícím dobové vyšetřovací zájmy. 

Právě proto byl zřejmě po roce 2000 Odborem archivnictví a spisové služby MV požádán nikdo menší než snad nejlepší znalce politických a bezpečnostních struktur třetí republiky, doc. Karel Kaplan, o úplně novou a podrobnější inventarizaci tohoto fondu. Je mi známo, že krátce před založením ABS, když tento fond přecházel do této nové archivní instituce (ale zůstal uložen na stejném místě, tedy v Praze, v budově na Struze), nacházel se inventární soupis z ruky Karla Kaplana již v pokročilém stavu. Zhruba polovina krabic byla již zpracována. A protože mám k dispozici výtahy z toho nehotového soupisu, mohu říci, že Kaplanova inventarizace byla provedena velmi kvalitním způsobem (málokdy se stává, že inventáře dělají aktivní historici-badatelé). Po uplynutí více než deseti let jsem se letos ptal archivářů ABS, co se vlastně stalo s tou započatou cennou prací. Obdržel jsem odpověď, že Kaplan „přestal pracovat někdy v roce 2007, když vznikal ÚSTR, a jeho působení tady prakticky nikdo nepamatuje“.[8]

Z informace dále vyplývalo, že Kaplanův rukopis nového inventáře není současným archivářům ABS vůbec znám, tedy podle všeho se prostě ztratil. Jinými slovy: Zajisté stovky hodin inventarizační práce předního českého historika vyšly úplně nazmar! Dodejme, že podle dostupných informací se s reinventarizací od roku 2008 nepohnulo vůbec nic. 

Ani s fondy, uvedené konkrétně ve výše citované koncepci pana Hazdry, se zřejmě moc nepohnulo, ačkoliv jejich zpracování a zpřístupnění mělo být jeho údajnou prioritou: Ze spisových fondů Vojenské kontrarozvědky není online vůbec nic. Ani z fondů zpravodajských správ Generálního (Hlavního) štábu není online nic. První poválečné ročníky (1945 až 1950) těchto spisů v rozsahu 237 krabic byly ÚSTR (a posléze i ABS) předány Vojenským historickým archivem (VHA) už v digitalizované podobě. Ročník 1945 byl již před delší dobou zinventarizován vojenskými archiváři, a to dost kvalitně. K historickým rovněž zvlášť cenným ročníkům 1946 až 1950 existovaly alespoň hrubé soupisy. Jsou dost užitečné pro získání základní orientace (to vím, protože jeden z mých kolegů je mohl využít ještě ve VHA). Dohromady, jaké skvělé východisko pro rychlé zpřístupnění! 

Už více než deset let ale tento již kompletně digitalizovaný materiál leží u nového správce ABS úplně ladem. Jediný pokrok, který jsem s ohledem na tento bezesporu velmi objemný materiál zjistil, je vypracování prozatímního soupisu čítajícího 268 stran. Nemá titulní list, ani úvod ani rejstříky. Vznikl zřejmě až po roce 2008, a to v poněkud neobvyklé, totiž čistě v tabulkové podobě. Jeho časové těžiště spočívá v období 1951–1990, čímž je jasné, že se nevztahuje na zmíněný již digitalizované předchozí ročníky. Zmíněné hrubé soupisy k ročníkům 1946–1950 zveřejněny nejsou. Proč vlastně ne? 

K tématu zpracování fondů se níže ještě vrátíme podrobněji. Nejprve ale bližší pohled na to, v co uspořádání archiválií ultimativně vyústí – ve tvorbu nějaké orientační pomůcky.   

Tvorba nových archivních pomůcek

Bez nadsázky úplně ztroskotala druhá deklarovaná priorita současného ředitele ÚSTR na úseku jim řízeného ABS – zvyšování kvality existujících pomůcek a jejich převod do elektronické podoby, což by mělo výrazně zlepšit a zrychlit vyhledávání. Jen o stranu dál ve své koncepci z počátku roku 2014 ostatně hovořil také o „urychlení popisu digitalizovaných archiválií” a o “zlepšení vyhledávání v digitalizovaných archiváliích a urychlení tvorby elektronických archivních pomůcek”.[9] Ty sliby, vztahující se vesměs na inventarizaci fondů, jsou teď již téměř sedm let staré. 

Jak již uvedeno, s převodem stávajících pomůcek do digitální podoby se už hodně pohnulo v období 2008 až 2013. Stačí pohled do sekce webu ABS s názvem „Průvodce po fondech a sbírkách“. Spočítal jsem tam celkem 160 souborů PDF, které jsou veřejnosti k dispozici volně ke stažení. Obsahují něco přes sto archivních pomůcek různého typu (většinou v podobě prozatímního soupisu, někdy i pouhého manipulačního seznamu).[10] V drtivé většině však tyto pomůcky pocházejí z komunistické éry (s časovým těžištěm za normalizace). Jen ojediněle najdeme na webu tedy archivní pomůcky, které vznikly až po roce 1990, resp. 2008. Toto zjištění jen dokládá, že i více než 30 let po pádu komunismu musí se archiváři a badatelé nadále převážně spoléhat na pomůcky vzniklé za starého režimu. 

Nejvyšší typ archivní pomůcky je inventář. Za něj podle „Základních pravidel pro zpracování archiválií“ od MV[11] neplatí prozatímní inventární či manipulační seznamy. Když už bylo za prvních pěti let existence ABS tvorba nových inventářů velmi skromná, od roku 2013 – tedy za vedení Foglová/Hazdra (ÚSTR) a Ptáčníková (ABS) – se ještě víc utlumila. Na můj dotaz musela ředitelka Ptáčníková letos připustit, že v „Archivu bezpečnostních složek byl od r. 2013 vytvořen jeden inventář“.[12] Zároveň se měl údajně nacházet „ve schvalovacím procesu“ ještě jeden další inventář.[13] K tomu vznikly za posledních sedmi let ještě tři manipulační seznamy a dva prozatímní inventární seznamy, kterými dohromady bylo alespoň hrubým způsobem zpracováno celkem na 212 běžných metrů archiválií (dotyčné fondy však podle „Základních pravidel“ nadále platí jako neinventarizované). Jeden další manipulační seznam se měl aktuálně nacházet rovněž ve schvalovacím procesu.[14]  

Dost smutná bilance! V podstatě jde o tak vážné dlouhodobé nesplnění úkolů, že by z toho už dávno měly plynout důsledky. Ale alarmující selhání Ptáčníkové vedení ABS na klíčovém úseku činnosti „inventarizace a zpřístupňování fondů“ má ještě hlubší rozměry a prvky. Vraťme se, dle deklarovaných priorit ředitele ÚSTR Zd. Hazdry, k převodu archivních pomůcek do digitální podoby a jejich zpřístupnění. Sice je pravda, že více než sto vázaných pomůcek, které ABS převzal od svého předchůdce, bylo od roku 2008 rychle naskenovaných a zpřístupněných na webu. K tomu však existoval poměrně vysoký počet dalších pomůcek nižšího typu, a – jak jsme viděli výše – některé další takové inventární a manipulační seznamy byly od té doby nově vytvořeny. Podle seznamu, který mi ředitelka Ptáčníková na moji žádost poslala, existovalo k 16. červnu 2020 v ABS celkem 602 archivních pomůcek. Podle typu jsou klasifikovány takto:[15]

Z přehledu je krásně vidět, že těžiště vzniku všech archivních pomůcek, kterými aktuálně disponuje ABS, jednoznačně spadá do sedmdesátých a osmdesátých let 20. století. Řada pomůcek nebyla do dnešního dne zřejmě digitalizována. Každopádně je to tak, že nejsou publikovány na webu. Zainteresovaná veřejnost je tedy volně k dispozici nemá. Jinými slovy: Z neznámých důvodů vedení ABS utajuje před veřejností nadále část již existujících archivních pomůcek. Proč? 

Zkušený, emancipovaný badatel většinou příliš rád nemá, když je v identifikaci materiálu, relevantního pro jeho předmět zájmu, plně závislý na archiváři. Tak to bylo do roku 2007 v Archivu Ministerstva vnitra, když to, co jste jako badatel dostal k nahlížení, bylo závislé na dobré vůli, pečlivosti a odborných znalostech archiváře, který pro Vás materiál připravil. Do žádných pomůcek jste nahlížet sami nesměli! Je velmi nešťastné, když s tímto neblahým dědictvím není ještě skončeno ani dnes, dvanáct let po zřízení ABS, jehož založení bylo vedeno duchem otevřenosti. 

Uvádím jen příklad z vlastní praxe: Když jsem v květnu 2020 nenašel na webu ABS naskenované pomůcky k některým fondům teritoriálních útvarů SNB (VB), o jejichž existenci v podobě inventárního soupisu z doby předlistopadové jsem ale věděl,[16] tak jsem se obrátil na správkyni těchto fondů v Kanicích. Dostala se mi odpověď, že „v dohledné době několika týdnů by měly být postupně umísťovány na web“. Když tento slib ani po uplynuté těchto „několika týdnů“ splněn nebyl, jsem se počátkem srpna 2020 opět obrátil na onu správkyni fondů. Odpověděla mi, že se „příprava ke zveřejnění finišuje“ a ujistila mě, že „se všichni snažíme, aby to bylo v dohledné době“.[17] Tyto řádky píši koncem listopadu 2020. Stále ale mnou pro potřeby reálného výzkumu hledané pomůcky na webu ABS nejsou. Co může být tak složité naskenovat několik set stránek svázané pomůcky, která existuje již přes třicet let, konvertovat to do formátu PDF a dát to jednoduše na web? 

„Strategický plán k inventarizaci neexistuje“

Je logické, že uspořádání archivních fondů je procesem, který vyžaduje vyšší míru systematičnosti a stanovení priorit. Obojí platí též pro proces digitalizace a zpřístupňování digitalizátů, jak jsme viděli v první až třetí části tohoto příspěvku. Bohužel jsem ale zjistil, že současné vedení ABS postupuje v oblasti zpracovávání fondů podobně neplánovitě jako na poli digitalizace. Výsledkem tohoto nekoncepčního, zřejmě do velké míry nahodilého přístupu je samozřejmě i zde zdaleka nedostačující bilance dosažených výsledků.

V rámci tvorby archivních pomůcek jsme to výše právě dokázali. Pořádání určitého fondu normálně vyústí ve vznik orientační pomůcky, tedy v jeho inventarizaci v té či oné podobě. Pochopitelně není ale vyloučeno, že nějaký zvlášť rozsáhlý fond se musí uspořádat během dlouhých let, a teprve na konci tohoto procesu je možné sestavit pomůcku. Aby byly k dispozici objektivní a aktuální údaje o dosažené míře inventarizace archivních fondů, jsem vedení ABS v květnu 2020 požádal o následující informace týkající se bilance od roku 2013:

1. Kolik běžných metrů archiválií bylo nově inventarizováno?
2. Z kolika archivních fondů či sbírek ABS pocházejí spisy, které byly nově inventarizovány?
3. Kolik z nich je uloženo v pobočce Kanice u Brna?
4. Podle jakých kritérií určuje ABS, jaké archiválie, resp. archivní fondy či sbírky budou nově inventarizovány?
5. Kdo určil, resp. určuje tato kritéria, a podle jakého postupu?

1. Existuje k inventarizaci strategický plán či podobný dokument, ze kterého vyplývá priorita plánované inventarizace za jednotlivé fondy či sbírky? Pro případ, že strategický plán inventarizace existuje, jsem požádal o jeho poskytnutí. 

Začněme odzadu. Ředitelka ABS Světlana Ptáčníková mi žádný písemný dokument uvadající priority v oblasti inventarizaci fondů předložit nemohla, protože, jak doslova ve své odpovědi uvádí, „Strategický plán k inventarizaci neexistuje“.[18] Toto další děsivé zjištění dokládá v plné nahotě, že se již řadu let postupuje bez stanovení jasných priorit. Další z deklarovaných priorit v celkové činnosti provádí se tedy vlastně bez prokazatelného systému. 

Na otázku pod písm. d), podle jakých kritérií se určuje, jaké fondy či sbírky se budou nově inventarizovat, jsem obdržel lakonickou odpověď, že „pozornost je […] primárně věnována těm souborům, k nimž dosud neexistuje žádná pomůcka či seznam.“[19] Tím nejsem o moc moudřejší než předtím. Protože fondů či jejich tematických logických celků, ke kterým ještě neexistuje inventář, spravuje ABS stále natolik, že by jejich inventarizace snad trvala několik desítek, ne-li více než sto let, pokud by se prostě bez dalších kritérií upřesňujících stupně naléhavosti mechanicky zpracovávalo vše, co ještě zpracováváno není. Dozvěděl jsem se alespoň to, že „o zpracování archivních souborů rozhodují vedoucí archivních oddělení po dohodě s vedením Archivu“.[20]

Na celkem jednoduché otázky pod písm. a) až c), týkající se aktuálního stavu dosažené inventarizace, jsem místo jasné odpovědi obdržel dlouhé povídání k věcem, na které jsem se vůbec neptal.[21] Konstatuji tedy, že ředitelka ABS buď sama neví, kolik běžných metrů archiválií a z jakých fondů od doby jejího nástupu bylo zinventarizováno, anebo to nechce říci. Obojí je s prominutím skandální. Nesvědčí to o tom, že by paní ředitelka měla solidní přehled o vlastní činnosti. O žádoucí míře transparentnosti v jedné z hlavních činností štědře dotované veřejné instituce ani nemluvě. 

Dlouhé povídání, se kterým se vyhýbá jasným odpovědím, sleduje očividně záměr zamlžovací, navíc i omlouvací. Prachudá pracovní bilance se např. odůvodňuje – částečně skrz exkurz do období předchozího za éry Žáček/Herman – tím, že pořádací práce byly „utlumeny jinými úkoly – tlakem na nesystematickou digitalizaci, dvěma generálními inventurami […] a zapojením většiny archivářů do vyřizování agendy zákona č. 262/2011 Sb., která silně ovlivňovala ostatní činnosti až do počátku roku 2017“.[22] Dalším trikem, aby se nemuselo dát jasných kvantitativních odpovědí na rozsah inventarizační bilance, je pak tvrzení, že z mých otázek prý „není úplně jasné“, zda pojmem „inventarizace“ jsem myslel finální fázi sestavování archivních pomůcek nebo jakoukoliv formu zpracování, umožňující orientaci v archivním souboru.[23] Když to opravdu nebylo jasné, tak proč ředitelka ABS prostě neposkytla údaje k oběma variantám? 

Aby to bylo nad slunce jasné, jsem Archivu adresoval navazující žádost o informace. Uvedl jsem tam, že se mi jedná o údaje o dosaženém stavu zpracování archiválií od roku 2013, a to alespoň ve formě základního uspořádání formou bazálních soupisů, umožňujícího orientaci v archivním souboru, až k vytvoření inventářů podle definice v „Základních pravidlech“. Jasné odpovědi jsem se ale ani tentokrát nedočkal. Ve své druhé odpovědi ze září 2020 poukazuje ředitelka Ptáčníkovou nejprve prostě na první odpověď, která ale byla – viz výše – s ohledem na předmět dotazu bez konkrétního obsahu. Dále mě odkazuje na Výroční zprávy ABS a tam každoročně uvedené údaje o zpracovávání a zpřístupňování archivních souborů.[24]

Dobře, když vedení Archivu samo skutečně nedisponuje uceleným přehledem, za jehož správnost ručí, tak nezbývalo mi nic jiného než jednotlivé – a bohužel ne vždy jednoznačně srozumitelné – údaje ve Výročních zprávách spočítat sám. Jeden problém spočívá třeba v tom, že se tam uvádějí různé měřící jednotky – kartony (kart.), délka zpracovaného materiálu v běžných metrech (bm), někdy ale také počet zpracovaných svazků, vytvořených záznamů, zkontrolovaných karet či inventářů a podobně. Tyto jednotky nejsou vzájemně bez dalšího konvertibilní. Ani srovnání mezi plánovaným a skutečným rozsahem zpracování není moc dobře možné, jelikož ve Výročních zprávách se v případě konkrétních fondů tyto jednotky často promíchají. Bilance zpracovávání archiválií tváří se podle tohoto zdroje přibližně takto:[25]

Zdroj: Výroční zprávy ABS 2013–2019, publikované zde.

V údajích, které se uvádí ve Výročních zprávách, je poněkud nápadné, že poměrně často chybí jakákoliv vysvětlující poznámka, pokud konkrétní plánovaný úkol zpracování splněn nebyl (často, aniž by se s ním vůbec začalo). Zato není nouze na poznámkách „Splněno nad rámec plánu“, což nám trochu připomíná propagandistický jazyk ve zprávách o skvělém plnění pětiletých plánů. Jak jsem již zmínil, údaje nejsou vždy bez problémů srozumitelné a vzájemně srovnatelné, pokud jde o zjištění, co bylo z plánovaného rozsahu skutečně zpracováno. Zprávy k rokům 2014 a 2013 vůbec neobsahují tabulkovou statistickou část. Někdy ve Výročních zprávách zcela chybí údaj o stanoveném plánu. Na příklad ve Výroční zprávě o roku 2015, kde jen z kontextu vyplývá, že sloupcem s názvem „rozsah zpracování“ není míněn rozsah dosaženého, ale plánovaného zpracování. Údaj o tom, čeho bylo skutečně dosaženo, pak většinou zcela chybí. Místo něho najdeme různé omlouvací poznámky typu „Zpracování si vyžádalo vyšší podíl vnitřní manipulace“, „Úkol byl odložen s ohledem na přetrvávající nedostatečné prostorové podmínky“ nebo „Jedná se o časově velmi náročnou činnost“. Ze všech těchto důvodů musí náš výše uvedený přehled bohužel bazírovat často na interpretacích. 

Navzdory problematičnosti údajů, které jsou k dispozici, vyplývá z naší analýzy jasně, že vedení ABS od roku 2013 většinou zdaleka nebylo s to plnit stanovené úkoly v oblasti zpracovávání fondů. Zdá se, že plán byl splněn (a mírně překročen) pouze v roce 2019, zatímco ve všech šesti předchozích letech splněn nebyl – v roce 2015 a 2017 zvlášť výrazně. V roce 2013 a 2014 bylo uspořádání fondů téměř zcela utlumena úkolem provedení Generální inventury, což je snad prominutelné, jelikož se jednalo o úkol daný ministerstvem vnitra všem archivům. Měříme-li dosažené zpracování v celém období od roku 2013 jen v jednotkách „karton“ a „běžný metr“, tak činí roční průměr 434 kartonů a 31 běžných metrů. 

Je to málo? Posuzovat to moc dobře nelze – a to už jenom proto, že pojem „zpracování“ může zahrnout dost různé úkony, od pouhého přeřazení materiálů do nových krabic (tedy hrubého roztřídění) přes kontrolu již zpracovaných pomůcek až k sestavení nových archivních pomůcek. Přece jen malé srovnání: Německý BStU zpracoval v roce 2018 celkem 1.530 běžných metrů spisů. K tomu stačil digitalizovat téměř 1.6 milionu stránek. Celkem je u německého pendantu ÚSTR/ABS mezitím možné rešeršovat ke vztahu k předmětu či konkrétním osobám 42 tisíc běžných metrů spisů (plus 66 tisíc běžných metrů pouze ke vztahu k osobám). Z 111 kilometrů celkem spravovaných spisů bylo tím již 38 % zpracováno tak, že se dalo elektronicky v materiálu provést rešerše. K tomu vzniklo v roce 2018 celkem 90 nových inventářů (Online-Findmittel).[29] Ano, BStU byl založen již v roce 1990, tedy o 18 let dříve než ABS. Dále je třeba zdůraznit, že je personálně vybaven mnohem lépe. Zatímco v něm v roce 2018 pracovalo 1.463 zaměstnanců,[30] v tomtéž roce zaměstnal český ÚSTR včetně ABS pouze 295, tedy téměř 5krát méně.[31] Velká část zaměstnanců německého BStU pracuje v oblasti výzkumu a dokumentace, tedy v nearchivní části činnosti. Zda poměr mezi těmi a zaměstnanců archivní sekce je jako u ÚSTR/ABS také zhruba 1:1, není mi známo. 

Každopádně můžeme výsledky naší analýzy shrnout takto: Ředitelka ABS neodpověděla na moje otázky o celkovém rozsahu zpracování archiválií, dosaženém od roku 2013. Na první pokus vůbec nic k věci dotazu neodpověděla. Na druhý pokus opět žádné konkrétní číselné údaje neposkytla, jen odkázala na údaje ve Výročních zprávách. Ty ale jsou, jak vidno, dost neprůhledné a neúplné, působí místy až amatérsky. Pro vykazování výsledků zpracování nejsou zřejmě ani definovány standardní jednotky (např. německý BStU používá ve svých Zprávách o činnosti výhradně jednotku běžných metrů, což dává smysl). Místo toho se různé jednotky mísí libovolně dohromady. Z toho je jen jeden možný závěr: Vedení ABS samo podrobněji neví, kde vlastně v procesu zpracovávání fondů a sbírek po uplynutí sedmi let stojí. Údaj o tom, jaké procento celkového spravovaného materiálu je již v té či oné podobě zpracováno, resp. pro veřejnost „rešeršovatelné“ (jak to uvádí BStU), jsem nenašel v publikovaných dokumentech ABS nikde, a to ani přibližný odhad. Je to 5, 15 či 50 procent? Zřejmě to nikdo neví. 

Jak ale pak chcete udělat kritickou evaluaci činnosti na tomto klíčovém úseku (zpracovávání fondů), a posuzovat, jakými opatřeními by mohla být optimalizována? Evidentně není v této činnosti systém – ani v provádění činnosti samotném, dokonce ani v jejím vykazování. Člověče, nediv se, že za těchto improvizovaných poměrů neexistuje žádný strategický plán! 

Královská cesta: Provázání inventářů s digitalizáty

Svoji první odpověď z června 2020, ve které se důsledně vyhýbala uvedení nějakých údajů o dosaženém zpracování archiválií, ukončila ředitelka ABS Světlana Ptáčníková následujícím odstavcem: 

„Dovolujeme si podotknout, že Archiv se v posledních letech zaměřuje především na maximální zvýšení badatelského komfortu na poli prezentace stávajících archivních pomůcek i digitalizovaných archiválií. Až do r. 2016 měli badatelé k dispozici pouze analogové archivní pomůcky, popř. jejich skeny ve formátu PDF, které nebylo možno elektronicky prohledávat. Na jaře 2016 byla spuštěna aplikace eBadatelna, umožňující registrovaným badatelům dálkový přístup k archiváliím a obsahující zároveň přepisy archivních pomůcek, které je možno studovat i elektronicky prohledávat bez nutnosti registrace. V dané chvíli mají badatelé v této aplikaci k dispozici 47 archivních pomůcek.“[32]

Ujištění paní Ptáčníkové o primárním zaměření se „na maximální zvýšení badatelského komfortu“ působí celkem nemálo cynicky. Připomeňme jen, že badatelům je odepřen svobodný dálkový přístup k drtivé většině již dávno digitalizovaným dokumentům – viz první část příspěvku. K badatelskému komfortu zřejmě tedy patří, že musíte zajet do Prahy či do Kanic a studovat tyto již dávno digitalizované prameny buď v papírové podobě v badatelně, anebo požádat o vypálení dat na datový nosič a za to pořádně platit (srov. druhou část příspěvku).  

K doporučením, která Vědecká rada ÚSTR v rámci evaluace roku 2013 k tématu zpřístupnění pramenů formulovala, patřila i provázanost elektronicky publikovaných pramenů s inventáři. Tehdy mnou vedený poradní orgán varoval před stavem, že brána k dokumentům není úzce spojována s rešeršními pomůckami. Jako příklad, jak by se to mohlo vhodně řešit, jsme uvedli dvě již tehdy funkční databáze polského IPN.[33] V eBadatelně najdete sice přepsané údaje z celkem 47 archivních pomůcek (většinou vzniklých před rokem 1990), kupodivu ale převzato často jen selektivně, čímž dochází tendenčně ke ztrátě informační hodnoty (viz druhou část). K některým fondům, reprezentovaným v eBadatelně nabídkou digitalizátů, ale schází popisky jednotlivých složek zcela nebo téměř zcela, přičemž ne vždy najde uživatel k těmto fondům na jiném místě webu ABS vůbec nějakou inventární pomůcku (např. fond Ministerstvo národní bezpečnosti). Rezolutně přednesený požadavek dřívější předsedkyně Rady ÚSTR, Emilie Benešové, aby se digitalizáty pouze publikovaly s kvalitními metadaty, ukazuje se v těchto případech jako prázdné heslo. 

Jen velmi vytrvalý badatel bude se takto postupně orientovat. Na platformě za účelem vyhledávání chybí také rejstříky. Sice je tam funkce vyhledávání, ale zkouška ukazuje, že se jedná o „nechytré“ prohledávání výrazů v popisech složek, nezohledňující skloňování (zadáváte-li třeba „zajatci“, výsledek hledání nezohledňuje složky popsanými mírně odlišně např. pomocí výrazu „zajatecké tábory“). Pak je tam ještě nějaké tlačítko „Fulltextové hledání“. Po kliknutí na něj se ale nic nestane, takže nevím, proč tam je (o tom, že fulltextové hledání pomoci rozpoznání textu, je dokonce úmyslně zablokováno, viz druhou část).

Což je vedle nedokonalých vyhledávacích možností podle mě ještě podstatnější slabinou, je to, že laický badatel bude v eBadatelně hledat marně po nějakém stručném popisu tam figurujících archivních fondů (jejichž pouhé názvy jsou pro laika a někdy i profesionálního historika někdy málo srozumitelné). Odkaz na stránku „Průvodce po fondech a sbírkách“, která se nachází na běžném webu ABS, na platformě eBadatelna chybí. Stejně by tam uživatel pravděpodobně nenašel orientaci, po které touží. Název „Průvodce“ se zdá být hodně přeháněn, vyjadřuje zřejmě spíše ambice, co by na takovém úseku webu mělo být, ale bohužel ještě není. Kromě zařazení všech fondů a sbírek do čtrnácti tematických skupin spočívá informační hodnota této sekce totiž vlastně už jen ve výčtu jednotlivých fondů a sbírek podle názvu, časového rozmezí, metráže a v možnosti stáhnout si inventární pomůcky, pokud jsou ovšem vůbec k dispozici. Připomeňme, že ty jsou v drtivé většině jednoduše převzaty z komunistické doby a často svojí spolehlivostí a úplností více než problematické. 

Marně tedy i v „Průvodci“ hledáme aspoň stručnou charakteristiku jednotlivých fondů a sbírek, nebo třeba odkazy na odbornou literaturu, která k některým fondům existuje. Pro archiv zaměstnávající již dlouhodobě kolem 150 lidí není taková strohá informační nabídka o fondech, který sám spravuje, po dvanácti letech od založení uspokojivá. Jak by se to mohlo udělat lépe, to předvádí německý (BStU)[34] či polský pendant k ABS (IPN).[35] Nutno dodat, že ABS za uplynulých dvanácti let své existence ani nebyl schopen vydat tištěného průvodce po fondech a sbírkách, které spravuje. 

Adrian Portmann, Ph.D. (1974) – švýcarsko-český historik. Působil jako vědecký pracovník Historického ústavu Filozofické fakulty Masarykovy univerzity v Brně (2008–2015), předseda Vědecké rady ÚSTR (2013/14). Je předsedou Conditio humana, z.s. (od 2012). Editor rozsáhlé pramenné dokumentace „Vysídlení Němců a proměny českého pohraničí  1945–1951" (spolu s Tomášem Staňkem), po dlouhodobém pobytu v Česku žije nyní v rodném Švýcarsku.